退職するとき、電話で連絡しても大丈夫？ マナーや例文、法律知識を紹介

「会社を辞めたいけれど、体調不良で出社できない」

「退職したいけれど、上司に直接伝える自信がない」

退職を決意したものの、対面で退職の意思を表明できずに悩んでいる方も少なくないはずです。

そのような方たちは、対面で伝えるのではなく、電話で退職の意思を伝えることも検討してみましょう。

本記事では、電話のみで退職の意思を伝えるのは法的に問題がないかどうかを詳しく解説します。

電話で退職の意思を申し出るポイントや具体的な伝え方、そして退職時の流れを紹介するので、退職を検討している方はぜひ参考にしてください。

退職の申し出は電話でもOKだけど…

結論からいうと、退職の意思を電話で伝えても問題はありません。しかし、退職の意思は対面で伝えたうえで、退職届を提出するのが一般的なマナーです。

電話での連絡は、あくまでも「やむを得ない事情がある場合」に限られると覚えておきましょう。

法的にはメールやLINE、郵送でも問題ない

一般的に、退職の意思を申し伝える際は、直属の上司に対面で伝えるのが常識とされています。

勤務先の就業規則によっても異なりますが、一般的な流れは以下のとおりです。

退職を伝えるタイミングは、退職を希望する日の1ヵ月前に伝えるのが一般的です。

ただし無期雇用の場合、民法第627条では、解約の申し入れをする時期を次のように定めています。

（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）
第六百二十七条　当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用元：民法｜e-Gov法令検索

つまり、労働者は、好きなタイミングで退職の申し入れをすることが可能であり、退職の意思を表明してから2週間後には雇用契約を解除できるのです。

しかし退職意思の表明方法は法律によって定められているものの、退職の意思表示方法については定義されていません。

つまり、対面ではなく、メールやLINEなどのメッセージ、そして電話で伝えても問題はないということです。

可能な限り対面で伝えよう

法的にはメールや電話で退職の意思を伝えても問題ないものの、電話連絡での退職は非常識ととらえられるケースも少なくありません。

退職の意思を表明する一般的なルールは、直属の上司に対面で伝えることです。

退職の意思が固まったら、上司の予定を確認したうえでアポイントを取りましょう。

ほかの従業員に聞かれてしまう可能性がある場所は避けて、なるべく二人きりで落ち着いて話のできる場所で伝えることが大切です。

基本的に、社会人としてのマナーを無視して退職の意思を電話で伝えることは、よほどの理由がなければ受け入れられないと考えてください。

電話での退職連絡を受け入れてもらえる可能性があるケースは、次のとおりです。

このように、病気や家庭の事情などで物理的に出社が難しい場合や、出社に対して強いストレス・不安を伴う場合、さらに劣悪な職場環境だと判断される場合など、あくまでもイレギュラーなケースに限定されます。

「上司に伝えるのが面倒」などといった理由では、到底受け入れてもらえないでしょう。

これまでお世話になった感謝の気持ちを伝えて円満退職を目指すためにも、可能な限り対面で伝えるよう心がけてください。

退職を電話で申し出る際のポイント

退職の意思を電話で申し出る際は、いくつか注意すべきポイントがあります。

できる限りスムーズに退職を進められるように、以下の注意点を念頭に置いてください。

直属の上司に連絡する

退職の意思を電話で伝える際は、社会人として守るべき最低限のマナーに注意しなければなりません。

特別な理由がない限りは、直属の上司に退職の意思を伝えるのが一般的です。

退職の手続きをするために人事部とのやり取りが必要な場合でも、まずは直属の上司に伝えなければなりません。

上司の了承を得たあと、人事部の担当者と連絡をとるようにします。

派遣社員の方の場合は、派遣先や派遣元から退職届の提出を求められるケースも少ないため、電話だけで退職可能です。

ただし、退職の意思を伝える順番に注意が必要です。

まずは、派遣元の担当者に相談してください。

派遣先は、派遣会社と契約を結んでいるため、派遣先に直接伝えてしまうとトラブルに発展する恐れがあります。

辞めたいと思ったら、なるべく早いタイミングで派遣元に伝えましょう。

忙しい時間帯を避ける

電話で退職の意思を伝える際は、深夜や早朝、始業時間・終業間際などの忙しい時間帯は避けて連絡するよう意識しましょう。

業務が比較的落ち着いている時間帯を見計らって電話をかけるのが理想です。

メールで事前に電話をかける時間を確認するとともに、電話する際は「今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」と、上司の都合を確認するようにしてください。

念のため録音しておく

口頭でのやり取りは、言った言わないの水かけ論となるケースも少なくありません。

上司との間で誤解や認識のずれが生じないようにするためにも、念のため会話の内容を録音しておくのがよいでしょう。

断りもなく会話内容を録音することに抵抗がある方も多いかもしれません。

しかし、電話の内容を録音することについては違法ではありません。

労働者自身が会話の当事者であることから、第三者の会話を録音する盗聴とは意味合いが大きく異なるためです。

また、退職日を決定するためにも、退職を申し入れた日を把握しなければなりません。

発言の証拠として録音しておけば、万が一会社側とトラブルに発展した場合でも安心できます。

退職手続きについて重要な話をされた場合でも、録音しておけば後から聞き直すことが可能です。

会社への電話や会社からの折り返し電話など、電話でのやりとりは全て録音しておきましょう。

マナー違反を詫びる

退職の意思を伝える際は、通常であれば上司に直接会って話をするものです。

たとえ、体調不良や家庭の事情などやむを得ない事情があったとしても、電話で退職の意思を伝えることに対して快く思わない方は少なくありません。

直接会って伝えられない理由を説明したうえで、電話での連絡となってしまったことに対する謝罪の気持ちをストレートに伝えましょう。

理由を聞かれたら無難に伝える

精神的な疾患や病気、そして職場のハラスメント行為のように、やむを得ない事情で退職しない限り、退職の理由を具体的に伝える必要はありません。

退職する本当の理由を細かく話してしまうと、会社側は、より良い労働条件に変更することを前提として交渉や話し合いを試みる可能性があります。

仕事を辞めたいにもかかわらず、退職しづらくなるという事態を回避するためにも、「一身上の都合」と無難な退職理由を伝えるのがおすすめです。

たとえ会社側に明確な退職理由を求められても、大まかな程度でとどめて問題ありません。

執拗（しつよう）に質問されても、会社への不平・不満やネガティブな内容を話すのは避けましょう。

シチュエーション別 電話で退職を伝える際の例文

電話で退職の申し出をする際は、一般的に以下の手順で伝えます。

最終的には上司からの了承を得て、具体的な退職手続きを進めていきましょう。

ここでは、退職するシチュエーション別に、電話で退職を伝える際の例文を紹介します。

体調不良・心労で欠勤中の場合

体調不良や精神的なストレスによって欠勤や休職をしている場合は、上司から休職や休職の延長を提案される可能性もあります。

しかし退職の意思をはっきりと伝えるためにも、医師による診断結果や、具体的な症状の説明ができるように診断書を用意しておきましょう。

産休・育休中の場合

産休や育休中の方が退職する場合は、小さな子どもを育てていることから、基本的に電話やメールで退職の意思を伝える方が少なくありません。

特に、産後うつや育児ノイローゼのように心身の状態が不安定な方や家庭の特別な事情がある場合は、電話やメールで退職意思を伝えても問題ないといえるでしょう。

電話で伝える際は、万が一お互いの認識に食い違いが起きたときやトラブルに備え、相手に断りを入れたうえで通話内容を録音しておくのがおすすめです。

休職制度を利用中の場合

療養休暇をはじめ、介護休暇や育児休暇など、勤務先によってはさまざまな休暇制度を利用できるでしょう。

休暇を取得中の方のなかには、退職を検討している方も少なくありません。

休職したまま退職した方がよいケースは、次のとおりです。

休ませてもらったから必ず復帰しなければならないと考える方も多いですが、無理は禁物です。

しかし、休職中に退職意思が固まったら、なるべく早いタイミングで伝える必要があります。

すでに復職日が決まっている場合は、一日でも早く退職の意思を表明しましょう。

退職を電話で申し出たあとの流れ

退職を電話で申し出たあとは、退職に向けて以下の段取りで手続きを進めていきましょう。

可能な範囲で引き継ぎに協力する

退職時の引き継ぎについて定める法律は存在しないため、引き継ぎ業務は法律上義務付けられていません。

そのため企業は、原則として、従業員に対して引き継ぎ業務を強制できないのです。

しかし、就業規則において引き継ぎを義務化しているケースや、特定の業務だけ引き継ぎしてもらいたいと依頼されるケースもあるでしょう。

たとえ出社できない状況であったとしても、可能な限り引き継ぎ業務に協力してください。

出社できない場合は、自宅で資料を作成し、メールで送信しましょう。

しかし、育児休暇や休職のように長期間休職している場合は、休職前に引き継ぎが完了しているケースもあります。

そのケースでは、追加で共有すべき事柄がない限り、引き継ぎは不要です。

貸与品を返却し、私物は郵送してもらうよう依頼する

在籍期間中に会社から貸与されていたものを返却しなければなりません。

退職時に返却すべき貸与品の例は、次のとおりです。

出社して直接手渡しすることが難しい場合は、退職日前に郵送してください。

添え状と一緒に郵送するのがおすすめです。退職日前の郵送が難しい場合は、事前に断りを入れておきましょう。

職場に私物が残っている場合は、着払いで自宅に郵送してもらえないかを確認してください。

退職後に必要な書類を受け取る

退職後は、転職先の会社に提出すべき書類や失業手当を申請する際に必要な書類などが郵送されます。

書類はどれも重要なものなので、不足していないかを確認し、確実に受け取るようにしましょう。

退職後に郵送される書類は、次のとおりです。

退職後2週間が経過しても手元に届かない場合は、会社に進捗（しんちょく）状況を確認してください。

問い合わせても対応してくれない場合やいつまで待っても発送されない場合は、最寄りのハローワークや税務署に相談してみましょう。

退職の申し出が負担なら退職代行がおすすめ

自力で退職の意思を申し出る勇気がない方やこれまでに執拗な引き止めに遭っている方は、決して無理をせずに、退職代行の利用を検討しましょう。

退職代行とは、依頼者の代わりとなって退職の意思を会社に伝えてくれるサービスです。

依頼する業者によっては、会社との交渉ごとにも対応してくれるため、依頼者に有利な条件で退職できるようサポートしてくれます。

有給休暇の消化や退職日の調整、未払金の支払いなど、会社との交渉ごとが必要な方は、以下が運営元となっている退職代行を選んでください。

近年では、高額な依頼費用を請求する悪徳業者も増えてきています。

豊富な実績があり、信頼できる退職業者を選びましょう。

さいごに｜ストレスのない退職で新たなステップを

電話で退職の意思を伝えるのは違法行為ではありません。対面で伝えるだけでなく、口頭やメールでも退職意思を表明できます。

ただし、一般的には対面での申し出が常識とされているため、よい印象を与えない恐れがあるでしょう。

円満退社にするためには、無礼な印象を与えないよう、注意点をいくつか押さえる必要があります。

対面で上司に退職の意思を伝えられないことを詫びながら、これまでの感謝の気持ちを伝えてください。

対面はもちろん、電話でも退職の意思を伝えるのが難しいと悩んでいる方は、退職代行サービスの利用がおすすめです。

退職代行Jobsは、顧問弁護士による監修、そして労働組合との連携のもとサービスを提供する代行業者です。

手厚いアフターサポートやLINEによる無料相談など、初めて退職代行を利用する方でも安心して依頼できるでしょう。