退職届の書き方や提出方法を徹底解説! ~辞めたい人の「退職届」マニュアル~

退職届の書き方や提出方法を徹底解説! ~辞めたい人の「退職届」マニュアル~

退職届の書き方や提出方法を徹底解説! ~辞めたい人の「退職届」マニュアル~

初めて書くという人にとって、退職届は知らないことばかりの書類だと感じられるでしょう。映画やドラマなどでは、中身は何て書いてあって、本当はどんな渡し方をするべきなのでしょうか?クエスチョンマークだらけの退職届について、わかりやすく説明します。

この記事の目次

退職届はどんな書類?退職届の基礎知識

退職届と書かれた封筒の中身は便せん1枚

普段は見ることのない退職届の中身は、いったいどうなっているのでしょうか?実は中には便せんが1枚入っているだけで、他には何も入っていません。便せんには退職するということと退職理由、退職日付、自分の名前、日付、宛名が書かれています。封筒の表には「退職届」、裏には自分の名前と所属部署名が記入されています。

映画やテレビドラマで白い封筒に「退職届」と書いたものを上司に渡すシーンがよくありますが、実際でも退職届に使われるのは白い便せんと白い封筒です。フィクションの世界でも使われない茶色の事務用封筒は、実際でも退職届に使われません。

退職届は必ず出さなければならないわけではない

円満退職のためには、会社の退職規定に従う方が良いですが、民法では、期間を定めない雇用契約は、労働者は会社に退職の申し入れをしてから2週間を経過することで会社を辞めることができると定められています。一般的に「退職届を提出すること=退職の申し入れをすること」とされていますが、民法で労働者が会社を辞めるときに必要としているのは「退職の申し入れ」です。口頭で済ませても法律的には問題なく、電話やメールで退職届提出の代わりとされるケースもあります。

最近はLINEを使って退職届とするケースも出てきています。電話やメールと同じようにLINEで退職の意思を伝えても、受け取った会社が認めるのであれば退職届提出の代わりとして問題ありません。

退職届の書き方や提出方法を徹底解説! ~辞めたい人の「退職届」マニュアル~

退職届を書く前の下準備

退職届に使う用紙や封筒、筆記用具を揃えよう

退職届は白い紙に黒いペンで書き、封筒に入れて提出します。用紙には便せんが用いられることが多く、罫はあってもなくても、また縦書きと横書き、どちらでもかまいません。市販されているシンプルな便せんであれば、ほぼ問題なく退職届に使用することができます。

筆記用具には普通は黒のボールペンが用いられますが、紺色や万年筆を使って書いてもかまいません。ほとんどの人が退職届を書くのに家にあるペンを使うことから黒のボールペンで書かれた退職届が多くなるだけで、黒のボールペンで書かなければならないわけではないことを頭に入れておきましょう。紺色を使って書いてもよく、ペンも万年筆や細字のサインペンを使って書いても問題はありません。毛筆で書いても良いので、書道をたしなむ人のなかには場合によって気持ちを込める意味であえて筆と墨を使って退職届を書く人もいます。

退職届を入れる封筒には、何も書かれていない白無地のものを準備します。封筒と言えば郵便を出すときに使う郵便番号を記入するための赤い枠が入ったものが一般的ですが、書いた退職届を入れるのに使う封筒は表に裏にも何も印刷されていない封筒です。大きさは退職届を3つ折りにして入れるのにちょうど良いサイズのものを選びます。

会社で決まった退職届のフォーマットがあるか確認しよう

多くの会社は労働者からさまざまな報告や申請を受け付けるさいはフォーマットを準備していて、印刷した用紙に記入させて届出として提出させています。結婚で名字が変わった場合、子供が生まれて扶養家族とする場合、反対に子供が独立して扶養家族ではなくなる場合など、形式を決めた用紙をあらかじめ用意しておくことで事務処理を迅速に進められるようにしています。会社によっては退職届についても独自に決めたフォーマットがあるところがあります。

可能であれば退職届のフォーマットがあるかどうか、会社の退職を取り扱っている人に聞いて確認しましょう。就業規則の退職についての規定も一緒に確認しておくことで、退職手続きをスムーズに進めることができるようになります。退職届のフォーマットがあるかどうかを知ろうとしていることで会社中に辞めるという噂が広がったり社外の取引先にすぐにわかってしまったりといった不都合が起こることも考えられますが、意外に簡単に確認できる場合もあります。人事部や先輩などに聞いてみましょう。

本やインターネットでひな形・テンプレートを探そう

会社に退職届のフォーマットがない場合は、他からお手本を見つけ出して退職届を書きます。お手本として最初に考えられるのが他人の書いた退職届ですが、なかなか実際に他の人の退職届を見る機会はありません。退職届を書く際に実際に多くの人が参考にしているのが、本やインターネットのひな形・テンプレートです。

本屋に行ってビジネスマナーの本をめくってみると、多くの退職届のひな形・テンプレートを目にすることができます。書き方についての詳しい解説も書かれているので、細かいところまで正しく理解しながら退職届を書くことができます。

またインターネットでも「退職届 ひな形」や「退職届 テンプレート」のワードで検索すると、たくさんのひな形・テンプレートがヒットします。Wordを使って書かれているもの、Excelを使って書かれているもの、PDFになっているもの、さまざまな形式の退職届のひな形・テンプレートがあるので、自分のパソコンの使用状況に合うものを探してみましょう。

退職届には何をどのように書けば良い?伝わる退職届の書き方

退職する意思を示すように「退職します」と言い切る

退職届には退職するということ、退職理由、退職日付、自分の名前、日付、宛先を書きます。退職届では退職するという意思を固めていることがわかるよう、「退職します」というように言い切る形で書きます。「退職したく、お願いします」「退職させていただきたく、お願い申し上げます」などと書くと、願い出ているように受け取られてしまい、「退職願」と勘違いされる恐れがあります。

退職日付は月末や給料締め日がよく用いられる

退職届には「○月○日付で退職します」と、退職日付をしっかりと書かなければなりません。退職日付が記入されていないと会社は、労働者がいつ退職するのかわかりません。退職に関するさまざまな手続きも進めることができなくなってしまうので、退職日付はしっかりと書く必要があります。

問題は退職日付をいつにするか、ですが、前もって退職することを上司などに相談していて、いつ付けで退職するかについても了解を得ている場合には、すりあわせができている日付を退職日付として記入します。いつ付けの退職にするか相談ができていない場合は、会社の退職規定に定める期間以降の自分が退職を希望する日付を記入して提出するのが原則となります。一般的には月末や給料計算締め日が退職日付として用いられます。

すぐに転職する場合は勤めている会社が2つになってしまわないよう、注意することが必要です。すでに転職先が決まっていて入社日も決定しているときは、転職先の会社の入社日より前の日付を退職日付とするよう注意しておくべきでしょう。入社日より後の日付を退職日付としてしまうと2つの会社に在籍していることになり、社会保険の関係で問題になります。このような混乱を避けるためには、8月1日が入社日の場合、7月31日以前を退職日付とする必要があります。

具体的な退職理由は原則書かなくても問題なし

退職届には退職理由を書くのが一般的ですが、通常の雇用契約では具体的な内容を書く必要はありません。転職や結婚、病気の治療、あるいは会社がイヤになったことによる退職は、すべて「一身上の理由」や「自己都合」と記入しておけばOKです。具体的な退職理由が書いていないからと言って退職届が認められないということはありません。
但し、雇用期間6ヶ月というような「期間の定めのある契約」を、「働き始めて1年未満」に、一方的に解除する場合には、「やむを得ない事由」が必要とされています(民法628条)。一般的には、賃金不払い、本人の病気、パワハラなどは勿論、就業環境や労働者・家族の健康状態なども「やむを得ない事由」にあたるとされていますので、それらの理由を退職届に記載することになります。

宛名には会社の正式名称と社長のフルネームを記入する

退職届には最後に宛名を記入します。まず会社の名前を正式に書き、後から社長の肩書きとフルネームを記入します。敬称は「様」か「殿」としましょう。まず「〇〇株式会社」と書き、次の行に「代表取締役社長 〇〇〇〇様」と書きます。

退職届の書き方や提出方法を徹底解説! ~辞めたい人の「退職届」マニュアル~

こんなときはどうしたら良い?退職届の書き方の疑問を解決!

手書きが苦手!退職届はパソコンで書いてもOK?

退職届についてはパソコンでWordなどを使って良いのか、それとも手書きしないといけないのかについて迷う人が多くいます。退職届は手書きでなくてもよく、パソコンを使って書いてプリントアウトしたものでも有効です。インターネットでWordを使ったひな形が多くあるので、ダウンロードして簡単に利用することができます。

縦書きは苦手で横書きで書きたい!横書きはダメ?

縦書きで書くか横書きで書くかについても、どちらでないとダメということはありません。ただし便せんは縦書きで罫線が引かれているものが多いので、手書きの場合は縦に書くことが必然的に多くなります。インターネットのひな形・テンプレートも縦書きの割合が多いものの、Wordは標準が横書きになっているので退職届でもそのまま横書きとしているものが多くみられます。

慣れない手書きで間違えた!修正液や修正テープの使用はアリ?

退職届を手書きする場合、ほとんどの人はボールペンを使います。黒か紺であれば万年筆や細字のサインペンでもかまわないのですが、多くの人が持っていて書くことに慣れているペンと言えば、やはりボールペンになるでしょう。ボールペンで書いた文字は消すことができません。間違えてしまった場合は修正するか、書き直すかしなければならなくなります。

修正液や修正テープを使った修正は簡単にできて、書き直しよりずっと簡単です。その代わり汚らしくなり、目上の人に提出する書類としてはマナー違反の烙印が押されてしまいます。退職届ではやらない方が無難でしょう。

間違えた文字の直し方には、間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押して横に正しい文字を書く方法もあり、修正液や修正テープでの修正よりはマシに見えます。しかし書き間違えたことには変わりなく、やはりマナー違反だと受け止められていまいます。辞める会社に対して時間をかけるのはもったいないですが、やはり最後のけじめとしてきちんと書き直すようにしましょう。

家に余っている封筒を使いたい!郵便番号枠を消して使ってOK?

退職届には封筒も郵便番号を記入する赤い枠の入っていない、白無地のものを使用します。
普段はめったに使用する機会がないタイプの封筒なので、購入する必要がある人がほとんどでしょう。白地で郵便番号記入枠入りの封筒が家にある場合には使いたくなりますが、修正液や修正テープで郵便番号記入枠を消して使うのはNGです。またよく事務封筒として販売されている茶色の封筒での代用も避けましょう。

本日付で退職したい!退職届を提出する日を退職日付にできる?

すぐに退職したい場合、退職届も「本日付で退職します」としたいところです。退職届を提出する日を退職日付として記入することは可能ですが、了解されるかどうかは会社の判断に委ねられます。会社側が同意すれば退職届を提出する日を退職日付とすることができます。

民法で一般的な雇用契約終了は2週間前に相手側に通知することとされていて、退職についても退職日付は会社へ伝える日の2週間後以降とすることが一般的です。しかし2週間後よりも前の日付や本日付でも会社が同意すれば、その日を退職日付とすることが可能です。

会社が2週間後よりも前の日付での退職に同意しない場合で出社したくない、もしくは出社できない場合でも、有給休暇や休暇を使えば出社せずに退職することができます。退職届を用意するときには、残っている有給休暇日数も確認しておきましょう。

手渡しか郵便か?退職届の渡し方

退職届は確実な方法で提出しなければならない

退職届は、会社に渡ったことが明確になる方法で提出する必要があります。映画やドラマでよく上司の机の上に黙って置いてくるシーンがよくありますが、風に飛ばされてなくなってしまったり、誰かにイタズラされたり、隠されたり、捨てられたりする恐れがあるので、退職届の提出方法としては良い方法だとは言えません。

退職届の渡し方の基本は相談後にお礼を言いながらの手渡し

円満退社であれば上司に「今までありがとうございます」とお礼を言いながらの手渡しが、社会人のマナーも守れた提出方法だと言えます。

書いた退職届は、確実な方法で会社に渡す必要があります。1番良い方法は、手渡しです。直属の上司に事前に退職の相談をし、理解されていれば何の問題もなく受け取ってもらえます。退職理由や退職日付についても相談した通りの内容にすれば、円満退職で気持ちよく会社を去ることが可能です。

いきなりの退職届手渡しは工夫と心遣いが必要

一切の相談をしないで退職届を書いて手渡しで提出する場合は、少し工夫が必要です。いきなり渡すのではなく、お伺いを立てる体裁にすると、比較的にスムーズに受け取ってもらえるでしょう。いきなり退職届を出されると上司も面食らってしまい、無駄に反対をされてしまうことが考えられます。相手の性格や自分との関係性をよく考え、上司としての立場が保てる形で退職届を受け取ってもらえるように心配りをすると良いでしょう。

上司や会社の人に会いたくない場合の退職届は郵送しよう

退職届を出した後に上司や会社の人に二度と会いたくない場合、退職届は郵送で送ってもかまいません。しかし切手を貼ってポストに投函するだけの普通郵便で送ると配達事故によって途中で紛失してしまうかも知れないし、会社にきちんと届いたかどうかもわかりません。確実な内容証明郵便で送るようにしましょう。

黙って置いてくるのは紛失のリスクがあるのでオススメできない

手渡しするのがイヤな場合に上司の机の上にこっそりと置いてくると言う方法もあります。直接渡すことに比べたらハードルがグッと下がる提出方法ですが、風に飛ばされてしまったり誰かに持ち去られたりする恐れがあります。退職届は確実に会社に渡る方法で提出するようにしましょう。

メールでの提出はケースバイケースでアリかナシか考えよう

退職届は基本的に紙で、手渡しで提出します。口頭や電話で伝えると証拠が残らないため書類が使われていますが、会社によって、または場合によってはメールでの退職届提出でもOKされています。さまざまな報告や申請にメールで行っているIT企業や、事前にお互いの了解が得られている円満退社の場合などはとくにメールで提出しても問題なしとされることが多いので、確認してみましょう。

メールでの退職届提出方法としてはメール本文に退職届の内容を書く方法と、Wordなどで作った退職届を添付ファイルとする方法の2つがあります。どちらにするか、また添付ファイルとする場合の形式には何を用いるかについては会社に確認する必要があります。

気が変わった!退職届は撤回できる?できない?

退職届は基本的に撤回NG!でも会社が同意すれば撤回できる

退職届は退職の意思を会社に伝えるための書類で、基本的に取り消すことはできません。人事部などでは提出された退職届をもとに退職の処理を進めるため、退職届は相当の覚悟を持って取り扱わなければならない書類だということになります。反対に会社は社員から提出された退職届には尊重した対応をしなければならないことになります。

しかしながら退職届を取り消すことは絶対にできないかと言うと、そんなこともありません。退職届が提出されていたとしても本人と会社が取り消すことで意見が一致すれば、撤回できます。気が変わったというシンプルな理由でも会社が納得すれば、退職届の撤回は可能です。

途中で止まっていれば話は早い!TOPに行くまでに取り戻そう

退職届は直属の上司から上の上司へ、そしてさらに上の上司へと回されます。最終的には会社のTOPである社長の元へと回されますが、不在によって途中で止まってしまうことも会社ではよく起こります。出張に行っていたり休みを取っていたりして2~3日出社せずに、書類の決裁が溜まってしまっているケースですが、未決として置かれている書類の中に退職届があれば取り戻せる可能性が高くなります。

退職届の撤回は早いほど、スムーズに行うことができます。社長や人事権を持つ人のところにまで回ってしまわないうちに撤回することができればそれだけ大事になるのを防ぐことができるので、迅速に動きましょう。

退職届の撤回はいつまでならOK?

仮に会社のTOPである社長にまで退職届がすでに回ってしまっている場合にも、退職届が取り消せる可能性がまったくないわけではありません。退職届は労働者が会社に退職の意思を伝えるために書く書類ですが、形式的な要素も大いに含まれています。退職届を提出した社員が撤回する意思を表明し、会社が撤回を認めれば、何の問題もなく勤務を続けることができます。

退職届が受理されると人事部は給与計算や社会保険の手続き、離職者が出た際のハローワークへの届け出などを速やかに開始します。このような事務処理が進んでしまうと退職の撤回はかなり手間がかかるので、取り消しを決めたらすぐに上司へ退職届を撤回してもらうよう、願い出るようにしましょう。

試用期間の退職に退職届は必要?それとも不必要?

試用期間でも簡単に解雇することはできない

多くの会社では社員について、入社後しばらくのあいだは試用期間としての取り扱いを受けます。試用期間は採用にミスマッチがないかを確認する期間として設けられているもので、試用期間中であるうちは多くの制約を受けたり軽く取り扱われたりされそうな感じがします。退職も簡単で何か問題を起こすとすぐに退職させられそうですが、試用期間中だからと言って会社側から簡単に解雇されることはありません。会社がいったん正社員として採用した人間を簡単に辞めさせることは、たとえ試用期間中であっても認められていないからです。

試用期間は通常は1ヵ月から6ヵ月の期間で設定され、その中でももっとも多いのが3ヵ月を試用期間としている会社です。試用期間中とは言っても給料や労働時間などについては試用期間中ではない社員と同じように保証され、社会保険にも入社日から加入します。試用期間を過ぎたら社員になることを前提に設定されている期間で、試用期間であることを理由に、試用期間を終えた社員と違う取り扱いをすることは基本的にありません。

労働者からの退職の申し出も退職届が必要になる

試用期間中でも会社に雇われている労働者であることには変わらず、さまざまな取り扱いにおいて試用期間を過ぎた正社員とのあいだに違いは生じません。試用期間中に退職を申し出る場合も試用期間を終えてある程度の期間会社に勤めている社員と同じように、退職届の提出が求められます。

退職届の形式も試用期間中だからと言って違うものになることはなく、書き方も一緒です。また試用期間中であることを理由に退職届が拒否されることもありません。

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退職は労働者の当然の権利!退職届が拒否されることはあり得ない

労働者から提出を受けた退職届を会社は受け取り拒否することはできません。会社が退職届の受け取りを拒否することは、憲法で保障されている職業選択の自由を奪うことになります。退職は労働者の持つ当然の権利で、会社によって奪われることはありません。
但し、退職できるとしても、会社に損害を生じさせた場合の損害賠償義務がなくなるわけではありませんが、特段の事情もなく法律の規定に従って退職する場合に、損害賠償の問題は生じないでしょう。
手渡しで退職届を渡しても受け取ってもらえなかったり破られてしまったりする場合は、内容証明郵便で提出しましょう。内容証明郵便なら配達記録が残るので、退職届を提出したという証拠にすることができます。

退職届の受け取り拒否にあったら関係機関に相談しよう

内容証明郵便で退職届を提出しても退職処理が行われない場合は、然るべき関係機関へ相談してするようにしましょう。相談先としてはNPO法人や法律事務所、労働基準監督署などがあります。

退職届の提出(退職の意思表示)には注意すべき事項が多く、しっかりと準備して臨みたいものですが、事情によっては「急遽どうしても辞めたい!」という場合もあるでしょう。そんなときに是非このマニュアルを活用して、円満退職を実現してください。